PRIVACY STATEMENT
Algemeen
Jaarbeurs B.V. (“Jaarbeurs”) is een internationale beurs- en congresorganisatie. Wij organiseren en bieden ruimte aan grootschalige publieks- en vakbeurzen, evenementen, zakelijke bijeenkomsten en congressen. Daarnaast biedt Jaarbeurs diverse online media- en communicatie diensten. Bij het uitvoeren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. In dit privacy statement kunt u lezen welke persoonsgegevens Jaarbeurs van u verzamelt en gebruikt en hoe wij daarmee omgaan. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.
Jaarbeurs is de verwerkingsverantwoordelijke. Onze contactgegevens zijn:
Jaarbeurs B.V.
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
Bezoekers:
info@jaarbeurs.nl
+31(0)30 295 5911
Deelnemers/organisatoren:
service@jaarbeurs.nl
+31(0) 30 295 2999
Toepasselijkheid
Dit privacy statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of uit naam van Jaarbeurs en haar Europese gelieerde ondernemingen.
Omgang met uw persoonsgegevens
Jaarbeurs vindt uw privacy belangrijk en zal zo zorgvuldig en veilig mogelijk met uw persoonsgegevens omgaan. Jaarbeurs zal zich daarbij aan de privacyregelgeving houden.
Jaarbeurs legt in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens vast. Bijvoorbeeld wanneer u deelneemt aan een beurs of congres, u zich inschrijft voor één van onze nieuwsbrieven, u uw badge laat scannen tijdens een beursbezoek, whitepapers downloadt, uw interesse opgeeft of op een andere wijze contact heeft met Jaarbeurs. Dat kunnen persoonsgegevens zijn, maar ook gegevens die door ons gebruikt worden voor het maken van analyses over het gebruik van onze websites, zoals het aantal keer dat onze websites bezocht worden en welke pagina’s worden bekeken.
Indeling privacy statement
In dit privacy statement geven we aan welke persoonsgegevens wij van u kunnen verwerken. Welke persoonsgegevens dat zijn is afhankelijk van welke diensten u gebruik maakt en welke gegevens u op onze websites achterlaat. Zo zullen wij andere persoonsgegevens verwerken van onze bezoekers van fysieke of online diensten dan van onze (potentiële) exposanten of (potentiële) huurders van Jaarbeurs locaties.
Om u zo goed mogelijk te informeren hebben wij een onderscheid gemaakt tussen de verwerking van persoonsgegevens voor een aantal specifieke diensten van Jaarbeurs en het gebruik van onze websites en social media kanalen. In dit deel treft u algemene informatie aan over de verwerking van uw persoonsgegevens die voor al deze diensten en voor de verwerking van persoonsgegevens via onze websites en social media kanalen geldt. Hieronder treft u een aantal links aan. Door op een link te klikken kunt u lezen welke persoonsgegevens Jaarbeurs verwerkt voor die specifieke dienst of verwerking en waarom:
➢ Beurzen en evenementen
➢ Congres- en vergadercentrum
➢ Horecavoorzieningen Jaarbeurs
➢ Online mediadiensten
➢ Websites en social media
Sollicitanten
Voor sollicitanten hebben wij een afzonderlijke vacaturesite met een apart privacy statement. In het privacy statement sollicitanten op de website werkenbijjaarbeurs.nl kunt u lezen hoe Jaarbeurs met uw persoonsgegevens omgaat als u daar persoonsgegevens achterlaat.
Grondslag voor verwerking
Jaarbeurs gebruikt de onder de buttons genoemde persoonsgegevens onder meer voor de uitvoering en de afhandeling van een overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de overeenkomst met u als bezoeker of exposant van een beurs of evenement. Of de overeenkomst voor de huur van een vergaderruimte of parkeerplaats. Tevens kan Jaarbeurs een wettelijke verplichting hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, zoals fiscale verplichtingen.
Jaarbeurs kan uw persoonsgegevens ook gebruiken omdat Jaarbeurs hier gerechtvaardigde bedrijfsbelangen voor heeft. Deze belangen zijn onder meer het bieden van een goede dienstverlening, de beveiliging van gebouwen en systemen, een efficiënte interne bedrijfsvoering, het genereren van inkomsten, het beschermen van de financiële belangen en het op de hoogte houden van klanten van (nieuwe) producten en diensten van Jaarbeurs.
Als Jaarbeurs persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Jaarbeurs deze afzonderlijk aan u vragen. De toestemming mag u altijd weer intrekken, maar de gegevens die tot aan het moment van intrekking zijn verwerkt blijven wel rechtmatig verwerkt.
Doorgifte buiten de EU
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven naar landen buiten de EU in het kader van de organisatie van internationale beurzen en evenementen. Het kan daarbij voorkomen dat deze landen niet hetzelfde beschermingsniveau kennen als binnen Europa, waaronder de Verenigde Staten. Jaarbeurs treft in dat geval passende waarborgen.
Daarnaast kunnen persoonsgegevens buiten de EU worden verwerkt, omdat bepaalde dienstverleners van Jaarbeurs in een land buiten de EU zijn gevestigd, zoals Microsoft en Mailchimp. Ook kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen vanwege het gebruik van diensten van Google Analytics, Facebook, Twitter en Linkedin. Al deze partijen zijn ‘EU-VS privacyshield’ geregistreerd, dat betekent dat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.
Cookies
Jaarbeurs maakt gebruik van cookies voor een optimale websitebeleving, om het gebruik van onze websites te analyseren, het delen van social media content mogelijk te maken en gerichte advertenties te tonen.
Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine tekstbestandjes die via een website van Jaarbeurs op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst en worden uitgelezen als u onze websites gebruikt. Hieronder vindt u uitleg over de verschillende soorten cookies die Jaarbeurs plaatst.
Functionele cookies
Jaarbeurs maakt gebruik van een aantal functionele cookies. Deze stellen ons in staat voor u
gegevens te bewaren die uw ervaring op de websites verbeteren. De functionele cookies die wij plaatsen via onze verschillende website hebben bijvoorbeeld als doel:
• uw voorkeuren te onthouden, zoals evt. de taal die u gekozen heeft
• de toegangsregistratie mogelijk te maken
Analytische cookies
Om goed in staat te zijn onze website aan te passen aan de wensen en interesses van de bezoeker, maken wij gebruik van analytische cookies.
Jaarbeurs gebruikt Google Analytics van Google Inc. (“Google”). Via Google Analytics krijgen we inzicht in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Het gaat daarbij om gebruikersstatistieken zoals het aantal verschillende bezoekers, de pagina’s die veel bezocht worden en de gemiddelde duur van een bezoek. We volgen hierbij de Handleiding privacy vriendelijk instellen van Google Analytics van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit betekent onder meer dat we Google hebben geïnstrueerd om de laatste drie cijfers van uw IP-adres te verwijderen (zodat het moeilijk is om het IP-adres te herleiden tot een specifieke bezoeker) en dat we de standaardinstellingen om data met Google te delen, hebben uitgeschakeld.
Daarnaast heeft Jaarbeurs een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. We maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics cookies. De beperkte informatie die door het gebruik van Google Analytics wordt gedeeld met Google, wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het EU/US Privacy Shield, waardoor een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens wordt gewaarborgd.
Social media cookies
Social media cookies maken het mogelijk om eenvoudig een pagina te delen via social media of om sociale content over een onderwerp (bijvoorbeeld tweets) te tonen. De social media waarvoor cookies kunnen worden geplaatst zijn bijvoorbeeld Twitter, LinkedIn, Google+ en Facebook.
Advertentie cookies
Jaarbeurs gebruikt cookies om te voorkomen dat u te vaak eenzelfde advertentie te zien krijgt. Jaarbeurs maakt ook gebruik van cookies die het ons mogelijk maken u na het bezoek aan onze site banners te vertonen. U kunt op de site Your online choices meer te weten komen over dit soort banners en hoe u toestemming verleent of intrekt. Ook vindt u in deze banners een informatie icoon die u ook in staat stelt deze banners niet langer toe te staan.
Via deze link treft u een overzicht aan van de specifieke cookies en aanbieders van cookies waar Jaarbeurs op haar websites gebruik van maakt.
Verwijderen en weigeren van cookies
Via uw browserinstellingen kunt u de cookies op uw apparaat verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop kan per browser verschillen. Zie voor Google Chrome deze link en voor Internet Explorer deze link hoe u de verschillende type cookies kunt verwijderen. Indien u niet wilt dat Google Analytics-gegevens door Google worden verzameld en gebruikt, dan kunt u de browserplug-in downloaden en installeren die beschikbaar is onder: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Ook kunt u meer informatie vinden via de Consumentenbond via “Cookies verwijderen”.
Meer informatie over cookies
Meer informatie over cookies kunt u vinden bij de Consumentenbond via “Wat zijn cookies?”.
Profilering
Jaarbeurs zal de informatie die wordt verzameld op haar websites en via andere bronnen combineren met elkaar, om u de beste (online) ervaring en dienstverlening te bieden.
Bewaartermijnen
Jaarbeurs bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doelen van de verwerking. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.
Bepaalde persoonsgegevens moeten wij wel langer bewaren, omdat Jaarbeurs zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.
Beveiliging
Jaarbeurs heeft uiteraard beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onbevoegde toegang.
Uw rechten, vragen en verzoeken
Uw rechten: op grond van de privacyregelgeving heeft u een aantal rechten die hieronder staan beschreven.
• Inzage: u heeft het recht om te vragen of Jaarbeurs persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• Rectificatie: u heeft het recht om Jaarbeurs te vragen om uw gegevens te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• Wissen: u kunt een verzoek doen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen (‘recht op vergetelheid’);
• Beperken: u kunt een verzoek doen om de verwerking van uw persoonsgegevens door
Jaarbeurs te laten beperken, bijvoorbeeld als u meent dat jaarbeurs uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt of de verwerkte gegevens mogelijk onjuist zijn;
• Bezwaar: u kunt bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden;
• Dataportabiliteit: u kunt een verzoek doen tot overdracht van uw digitale persoonsgegevens als de persoonsgegevens zijn verstrekt op basis van uw toestemming of een overeenkomst met Jaarbeurs.
Wilt u uw rechten uitoefenen of heeft u vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door Jaarbeurs? Stuur dan een bericht naar:
Jaarbeurs B.V.
Afdeling Legal
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
of een e-mail aan: privacy@jaarbeurs.nl.
Wij kunnen u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren.
Meer informatie over uw privacyrechten kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Jaarbeurs, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen privacy statement
Jaarbeurs kan haar privacy statement aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op onze websites gepubliceerd.
Datum laatste wijziging: 15 april 2019
Beurzen en evenementen
Jaarbeurs organiseert zelf beurzen en evenementen of biedt onderdak aan beurzen of evenementen van andere organisaties. Als bezoeker of als exposant van deze beurzen en evenementen verstrekt u Jaarbeurs persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het bestellen van een toegangsticket voor een beurs, door uw deelname aan de beurs, bij het parkeren van uw auto of het vragen van informatie.
Persoonsgegevens
In het kader van een beurs of evenement kan Jaarbeurs de volgende gegevens van u verwerken:
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals (mobiel) telefoonnummer en emailadres;
• Geslacht;
• Titulatuur;
• Beeldmateriaal;
• Geboortedatum;
• Datum bezoek;
• Aantal bezoeken
• Intern administratienummer;
• Toegangspas met foto;
• Interessegebieden;
• Informatie voor leadgeneratie (zoals bijv. merkgebruik, koopgedrag of koopintentie, investeringsbehoefte);
• Gezinssamenstelling;
• Opt-in informatie;
• Bezoekregistraties op uw naam;
• Badge- & ticketscans:
o het scannen van uw badge of ticket bij de entree om het bezoekersaantal te bepalen en om inzicht te krijgen in show/no-show
o het scannen van uw badge bij lezingentheaters, waarbij de spreker uw gegevens krijgt
o het laten scannen van uw badge door een exposant: door het actief laten scannen van uw badge zal de exposant uw gegevens van Jaarbeurs ontvangen
• Functie en bedrijfsnaam;
• Beslissingsbevoegdheid;
• Sector/branche waarin u werkzaam bent;
• Interesse in Jaarbeurs diensten;
• Interesse in aanbiedingen (van derden);
• Wijze van vervoer;
• Klikgedrag;
• Transacties met historie;
• IP adres;
• Inhoud van uw communicatie met de Jaarbeurs;
• Gegevens uit evaluaties en klanttevredenheidonderzoeken;
• Tekenbevoegdheid;
• Dieetwensen;
• KvK gegevens;
• BTW nummer;
• Kostenplaats;
• Factuuradres;
• Social media;
• Betaalgegevens;
• Kenteken;
• Handtekening;
• Tijdstip van parkeren;
• Inhoud parkeerformulier en gegevens over parkeerbevoegdheden;
• Uw betrokkenheid bij een incident met schadebedrag en gegevens die zich in de bijlagen bij het parkeerformulier bevinden;
• Gevonden voorwerpen en eventuele persoonsgegevens daarin-/op;
• Gegevens op uw aangifteformulier bij incidenten omtrent diefstal of beschadiging;
• Camerabeelden met tijdstip, datum en plaats;
• Inhoud van storingsmeldingen.
Doelen van verwerking
Jaarbeurs verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Communicatie doeleinden;
• Organisatie en uitvoering van overeenkomsten met betrekking tot (deelname aan) beurzen en evenementen;
• Registratie;
• Behandelen van reserveringen van parkeerplaatsen;
• Verlenen van toegang tot parkeervoorzieningen;
• Toekennen van parkeerbevoegdheden (verstrekken van parkeerpassen, uitrijkaarten en dergelijke);
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Verkoop van producten;
• Levering van diensten;
• Verwerken en afhandelen van bestellingen (inclusief horeca);
• Relatiebeheer, PR en marketing, waaronder het toesturen van mailings en informatie over de producten en diensten van Jaarbeurs;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Vinden van gelijkwaardige profielen/acquisitiedoeleinden;
• Verbetering dienstverlening;
• Opstellen van analyses ter verbetering van de bezoekersbeleving;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Opbouwen van interesseprofielen voor advertentiedoeleinden;
• Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
• Uitvoeren van specifieke acties en prijsvragen;
• Uitvoeren van (klanttevredenheids-)onderzoeken;
• Facturatie- en betalingsdoeleinden;
• Afhandeling betalingsgeschillen;
• Controle op logistieke stromen zoals personenbewegingen, parkeren en transport;
• De beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen;
• Het verwerken van aangiftes voor diefstal of beschadiging;
• Registratie en afhandeling van gevonden voorwerpen;
• De bescherming van de veiligheid van personen;
• Vastleggen en de afhandeling van storingen, klachten en incidenten;
• Het doen van betalingen;
• Innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen daarvan;
• Het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
• Het onderhouden van contacten met afnemers of leveranciers;
• Direct marketing;
• Het kunnen aanbieden van gepersonaliseerde advertenties via Social media;
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen;
• Keuren van standontwerpen;
• Verstrekken van informatie bij afwijkende standbouw;
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Het plannen, offreren en factureren van stand- en evenementbeveiliging;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
In het kader van de uitvoering van haar diensten kan Jaarbeurs uw persoonsgegevens uitwisselen met derde partijen. Denk aan de partijen die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de beurzen en evenementen van of in de Jaarbeurs, IT-leveranciers en leveranciers van facilitaire diensten. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
Indien u uw badge laat scannen bij een exposant of bij een theater worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan de betreffende exposant of organisatie die lezingen verzorgt. Het scannen gebeurt door Jaarbeurs uitsluitend met uw toestemming. De uiteindelijke verwerking van uw persoonsgegevens door de betreffende exposant of verzorger van een lezing valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van deze partijen. U kunt bij deze partijen terecht voor nadere informatie over hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens.
Als exposant heeft u toegang tot een speciaal ingerichte online omgeving van Jaarbeurs. De gegevens die u daar opgeeft kunnen door Jaarbeurs worden verstrekt aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op de diensten van Jaarbeurs. De reden van deze verstrekking is enerzijds het verkrijgen van aanvullende inkomsten en anderzijds u een zo compleet mogelijke dienstverlening te kunnen bieden, zodat u zich als exposant bij Jaarbeurs optimaal kunt profileren.
Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. Zo kan de politie of de gemeente gegevens bij ons opvragen bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.
Congres- en vergadercentrum
In het kader van de verhuur van congres- of vergaderlocaties en parkeerplaatsen verwerkt Jaarbeurs persoonsgegevens.
Persoonsgegevens
De volgende persoonsgegevens kunnen door Jaarbeurs worden verwerkt:
• NAW gegevens;
• Contactgegevens zoals telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke gegevens;
• Bedrijfsgegevens en functie;
• Bezoekgegevens;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer;
• Betaalgegevens;
• Gegevens uit de huurovereenkomst;
• Gegevens uit het parkeerformulier, eventuele betrokkenheid bij een incident met schadebedrag en gegevens die zich in de bijlagen bij het parkeerformulier bevinden;
• Administratienummer;
• Gegevens omtrent feitelijk gebruik van verleende parkeerbevoegdheden;
• Inhoud van communicatie en meldingen;
• Gevonden voorwerpen en eventuele persoonsgegevens daarin/op;
• Gegevens op het aangifteformulier bij incidenten;
• Inloggegevens;
• Locatiegegevens, datum laatste bezoek aan beurswebsite, soort device en gebruikt internetbrowser bij chat en online;
• Interesse in Jaarbeurs diensten;
• Interesse in aanbiedingen (van derden);
• Wijze van vervoer;
• Klikgedrag;
• Transacties met historie;
• IP adres;
• Inhoud van uw communicatie met Jaarbeurs;
• Gegevens uit evaluaties en klanttevredenheidonderzoeken;
• Tekenbevoegdheid;
• KvK gegevens;
• BTW nummer;
• Kostenplaats;
• Factuuradres;
• Dieetwensen;
• Social media;
• Betaalgegevens;
• Kenteken;
• Handtekening;
• Tijdstip van parkeren;
• Gevonden voorwerpen en eventuele persoonsgegevens daarin/op;
• Gegevens op uw aangifteformulier bij incidenten omtrent diefstal of beschadiging;
• Camerabeelden met tijdstip, datum en plaats;
• Inhoud van storingsmeldingen.
Doelen van verwerking
Bij haar dienstverlening verwerkt Jaarbeurs uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Uitvoering overeenkomst voor de huur van een congres- of vergaderlocatie;
• Bezoekersregistratie;
• In contact brengen van huurders onderling;
• Faciliteren van contacten binnen de community;
• De interne controle en bedrijfsbeveiliging;
• De beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen;
• De bescherming van de veiligheid van personen;
• Verlenen van toegang tot parkeervoorzieningen;
• Toekennen van parkeerbevoegdheden;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Uitvoeren van acquisitietrajecten;
• Relatiebeheer, PR en (direct) marketing, waaronder het toesturen van informatie over de producten en diensten van Jaarbeurs en partners;
• Het aannemen en verwerken van bestellingen;
• Agenda- en adresboekbeheer;
• Communicatie onderhouden, waaronder het beantwoorden van vragen en verstrekken van informatie;
• Vastleggen en de afhandeling van meldingen, storingen, klachten, incidenten en schades;
• Het doen van betalingen;
• Innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen daarvan;
• Het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Opbouwen van interesseprofielen voor advertentiedoeleinden;
• Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Controle op logistieke stromen zoals personenbewegingen, parkeren en transport;
• Het plannen, offreren en factureren van stand- en evenementbeveiliging;
• Het verwerken van aangiftes voor diefstal of beschadiging;
• Registratie en afhandeling van gevonden voorwerpen;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
Bij de uitvoering van haar diensten kan Jaarbeurs uw persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen. Denk aan de partijen die betrokken zijn bij de verhuur van de locaties of parkeervoorzieningen van de Jaarbeurs, zoals IT-leveranciers en leveranciers van facilitaire diensten. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op deze diensten van Jaarbeurs.
Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.
Horecavoorzieningen Jaarbeurs
Jaarbeurs heeft diverse horecavoorzieningen, zoals haar restaurants. Als u een tafel reserveert of bij ons eet of drinkt verwerken wij uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld om een tafel voor u vrij te houden.
Persoonsgegevens
Bij het gebruikmaken van haar horecagelegenheden kunnen door Jaarbeurs onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt.
• Naam;
• Contactgegevens, zoals telefoonnummer en emailadres;
• Bedrijfsnaam;
• Reserveringsgegevens;
• Kostenplaatsnummer (indien van toepassing);
• Dieetwensen;
• Inhoud communicatie en evaluaties en feedback;
• Betaalgegevens;
• IP adres.
Doelen van verwerking
Bij het verlenen van horecadiensten verwerkt Jaarbeurs uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Uitvoering van restaurantreserveringen;
• Facturatie;
• Communicatie over de reservering;
• Marketing;
• Uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken;
• Verbetering van de dienstverlening;
• Het innen van vorderingen;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
Jaarbeurs kan in het kader van de hiervoor genoemde doelen gebruik maken van de diensten van derde partijen. Zo maakt Jaarbeurs voor de horeca onder meer gebruik van de diensten van de leveranciers van de reserveringssystemen, die voor onderhoud toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.
ONLINE MEDIADIENSTEN
Jaarbeurs biedt via diverse websites online mediadiensten aan. Via die websites wordt content of productinformatie aangeboden.
Persoonsgegevens
Wanneer u uw gegevens achterlaat om content te kunnen downloaden of voor productinformatie verstrekt u actief persoonsgegevens aan Jaarbeurs, zoals de volgende gegevens:
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• Geslacht;
• Functie- en bedrijfsgegevens;
• Branche;
• Carrièreniveau en uw rol bij het aankoopproces;
• Gedownload document;
• Ingevulde informatie op aanvraagformulieren;
• Inhoud van communicatie;
• Kanaal van herkomst;
• Datum van download of aanvraag;
• Opt-in gegevens;
• IP adres.
Doelen van verwerking
In het kader van de online mediadiensten verwerkt Jaarbeurs uw persoonsgegevens voor diverse doelen, zoals:
• Aanbieden van een online marktplaats voor content en productinformatie;
• Uitvoeren van overeenkomsten met aanbieders van content en producten;
• In contact brengen van aanvrager en leverancier van content en/of producten;
• Afstemmen van vraag en aanbod;
• Communicatie onderhouden, waaronder het beantwoorden van vragen en de behandeling; van klachten;
• Levering van diensten;
• Relatiebeheer, PR en marketing;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Vinden van gelijkwaardige profielen/acquisitiedoeleinden;
• Verbetering dienstverlening;
• Opstellen van analyses ter verbetering van de bezoekersbeleving;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Opbouwen van interesseprofielen voor advertentiedoeleinden;
• Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
• Uitvoeren van specifieke acties en prijsvragen;
• Uitvoeren van (klanttevredenheids-)onderzoeken;
• Faciliteren van contacten binnen de community;
• Beveiliging van de systemen;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
Bij de uitvoering van haar diensten kan Jaarbeurs uw persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen. Denk aan IT-leveranciers van onze systemen of de websitebeheerder. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
De aard van onze online mediadiensten vereist bovendien het doorgeven van uw persoonsgegevens aan derden. Dit is bijvoorbeeld van toepassing indien u content (whitepapers) van derden downloadt op één van onze online portalen en/of productinformatie aanvraagt. U kunt dan door de desbetreffende derde partij (de aanbieder van de whitepaper of leverancier van een product) worden benaderd. Dit gebeurt uitsluitend met uw toestemming. De uiteindelijke verwerking van uw persoonsgegevens door de betreffende aanbieder valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de betreffende aanbieder. U kunt bij die aanbieder terecht voor nadere informatie over hoe deze omgaat met uw persoonsgegevens.
Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.
WEBSITES EN SOCIAL MEDIA
Als u een webformulier invult, een abonnement neemt op één van onze nieuwsbrieven, gebruik maakt van Social mediakanalen of contact opneemt via het online contactformulier, dan laat u persoonsgegevens achter. Daarnaast kunnen wij gegevens over het gebruik van onze websites verzamelen, zoals welke pagina’s worden bekeken.
Persoonsgegevens
Via de website en door middel van online communicatie kunnen door Jaarbeurs onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt.
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Functie en bedrijfsgegevens;
• Betaalgegevens;
• Transacties met historie;
• Klikgedrag en online bezoekgegevens;
• Kanaal van herkomst;
• Opt-in informatie (inschrijving van nieuwsbrieven / aanbiedingen);
• Interessegebieden en bezoekersinformatie;
• Inloggegevens (evt. met behulp van Social Media);
• IP-adres en device identificators;
• Inhoud van online communicatie met de Jaarbeurs;
• Profielfoto van uw social media profiel indien u Jaarbeurs benadert via social media;
• Inhoud (social media, telefoon- en chat-)gesprekken met Jaarbeurs;
• Inhoud van klachten;
• Gebruikersprofielen;
• Instellingen.
Doelen van verwerking
Bij haar dienstverlening verwerkt Jaarbeurs uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Om u op de hoogte te houden van nieuws, actuele evenementen en producten en diensten van Jaarbeurs;
• Communicatie onderhouden, waaronder het beantwoorden van vragen en de behandeling van klachten;
• Aannemen en verwerken van bestellingen;
• Verbetering van de (online) dienstverlening;
• Uitvoeren van acties en prijsvragen;
• Rapportage en analysedoeleinden;
• Relatiebeheer, PR en (direct) marketing, waaronder het toesturen van informatie over de producten en diensten van Jaarbeurs en partners;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Naleving regelgeving en voldoen een rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
Voor de online communicatie maakt Jaarbeurs gebruik van de diensten van andere partijen, zoals de websitehoster en aanbieders van social mediakanalen. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
Ook kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsp
Algemeen
Jaarbeurs B.V. (“Jaarbeurs”) is een internationale beurs- en congresorganisatie. Wij organiseren en bieden ruimte aan grootschalige publieks- en vakbeurzen, evenementen, zakelijke bijeenkomsten en congressen. Daarnaast biedt Jaarbeurs diverse online media- en communicatie diensten. Bij het uitvoeren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. In dit privacy statement kunt u lezen welke persoonsgegevens Jaarbeurs van u verzamelt en gebruikt en hoe wij daarmee omgaan. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.
Jaarbeurs is de verwerkingsverantwoordelijke. Onze contactgegevens zijn:
Jaarbeurs B.V.
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
Bezoekers:
info@jaarbeurs.nl
+31(0)30 295 5911
Deelnemers/organisatoren:
service@jaarbeurs.nl
+31(0) 30 295 2999
Toepasselijkheid
Dit privacy statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of uit naam van Jaarbeurs en haar Europese gelieerde ondernemingen.
Omgang met uw persoonsgegevens
Jaarbeurs vindt uw privacy belangrijk en zal zo zorgvuldig en veilig mogelijk met uw persoonsgegevens omgaan. Jaarbeurs zal zich daarbij aan de privacyregelgeving houden.
Jaarbeurs legt in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens vast. Bijvoorbeeld wanneer u deelneemt aan een beurs of congres, u zich inschrijft voor één van onze nieuwsbrieven, u uw badge laat scannen tijdens een beursbezoek, whitepapers downloadt, uw interesse opgeeft of op een andere wijze contact heeft met Jaarbeurs. Dat kunnen persoonsgegevens zijn, maar ook gegevens die door ons gebruikt worden voor het maken van analyses over het gebruik van onze websites, zoals het aantal keer dat onze websites bezocht worden en welke pagina’s worden bekeken.
Indeling privacy statement
In dit privacy statement geven we aan welke persoonsgegevens wij van u kunnen verwerken. Welke persoonsgegevens dat zijn is afhankelijk van welke diensten u gebruik maakt en welke gegevens u op onze websites achterlaat. Zo zullen wij andere persoonsgegevens verwerken van onze bezoekers van fysieke of online diensten dan van onze (potentiële) exposanten of (potentiële) huurders van Jaarbeurs locaties.
Om u zo goed mogelijk te informeren hebben wij een onderscheid gemaakt tussen de verwerking van persoonsgegevens voor een aantal specifieke diensten van Jaarbeurs en het gebruik van onze websites en social media kanalen. In dit deel treft u algemene informatie aan over de verwerking van uw persoonsgegevens die voor al deze diensten en voor de verwerking van persoonsgegevens via onze websites en social media kanalen geldt. Hieronder treft u een aantal links aan. Door op een link te klikken kunt u lezen welke persoonsgegevens Jaarbeurs verwerkt voor die specifieke dienst of verwerking en waarom:
➢ Beurzen en evenementen
➢ Congres- en vergadercentrum
➢ Horecavoorzieningen Jaarbeurs
➢ Online mediadiensten
➢ Websites en social media
Sollicitanten
Voor sollicitanten hebben wij een afzonderlijke vacaturesite met een apart privacy statement. In het privacy statement sollicitanten op de website werkenbijjaarbeurs.nl kunt u lezen hoe Jaarbeurs met uw persoonsgegevens omgaat als u daar persoonsgegevens achterlaat.
Grondslag voor verwerking
Jaarbeurs gebruikt de onder de buttons genoemde persoonsgegevens onder meer voor de uitvoering en de afhandeling van een overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de overeenkomst met u als bezoeker of exposant van een beurs of evenement. Of de overeenkomst voor de huur van een vergaderruimte of parkeerplaats. Tevens kan Jaarbeurs een wettelijke verplichting hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, zoals fiscale verplichtingen.
Jaarbeurs kan uw persoonsgegevens ook gebruiken omdat Jaarbeurs hier gerechtvaardigde bedrijfsbelangen voor heeft. Deze belangen zijn onder meer het bieden van een goede dienstverlening, de beveiliging van gebouwen en systemen, een efficiënte interne bedrijfsvoering, het genereren van inkomsten, het beschermen van de financiële belangen en het op de hoogte houden van klanten van (nieuwe) producten en diensten van Jaarbeurs.
Als Jaarbeurs persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Jaarbeurs deze afzonderlijk aan u vragen. De toestemming mag u altijd weer intrekken, maar de gegevens die tot aan het moment van intrekking zijn verwerkt blijven wel rechtmatig verwerkt.
Doorgifte buiten de EU
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven naar landen buiten de EU in het kader van de organisatie van internationale beurzen en evenementen. Het kan daarbij voorkomen dat deze landen niet hetzelfde beschermingsniveau kennen als binnen Europa, waaronder de Verenigde Staten. Jaarbeurs treft in dat geval passende waarborgen.
Daarnaast kunnen persoonsgegevens buiten de EU worden verwerkt, omdat bepaalde dienstverleners van Jaarbeurs in een land buiten de EU zijn gevestigd, zoals Microsoft en Mailchimp. Ook kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen vanwege het gebruik van diensten van Google Analytics, Facebook, Twitter en Linkedin. Al deze partijen zijn ‘EU-VS privacyshield’ geregistreerd, dat betekent dat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.
Cookies
Jaarbeurs maakt gebruik van cookies voor een optimale websitebeleving, om het gebruik van onze websites te analyseren, het delen van social media content mogelijk te maken en gerichte advertenties te tonen.
Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine tekstbestandjes die via een website van Jaarbeurs op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst en worden uitgelezen als u onze websites gebruikt. Hieronder vindt u uitleg over de verschillende soorten cookies die Jaarbeurs plaatst.
Functionele cookies
Jaarbeurs maakt gebruik van een aantal functionele cookies. Deze stellen ons in staat voor u
gegevens te bewaren die uw ervaring op de websites verbeteren. De functionele cookies die wij plaatsen via onze verschillende website hebben bijvoorbeeld als doel:
• uw voorkeuren te onthouden, zoals evt. de taal die u gekozen heeft
• de toegangsregistratie mogelijk te maken
Analytische cookies
Om goed in staat te zijn onze website aan te passen aan de wensen en interesses van de bezoeker, maken wij gebruik van analytische cookies.
Jaarbeurs gebruikt Google Analytics van Google Inc. (“Google”). Via Google Analytics krijgen we inzicht in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Het gaat daarbij om gebruikersstatistieken zoals het aantal verschillende bezoekers, de pagina’s die veel bezocht worden en de gemiddelde duur van een bezoek. We volgen hierbij de Handleiding privacy vriendelijk instellen van Google Analytics van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit betekent onder meer dat we Google hebben geïnstrueerd om de laatste drie cijfers van uw IP-adres te verwijderen (zodat het moeilijk is om het IP-adres te herleiden tot een specifieke bezoeker) en dat we de standaardinstellingen om data met Google te delen, hebben uitgeschakeld.
Daarnaast heeft Jaarbeurs een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. We maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics cookies. De beperkte informatie die door het gebruik van Google Analytics wordt gedeeld met Google, wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het EU/US Privacy Shield, waardoor een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens wordt gewaarborgd.
Social media cookies
Social media cookies maken het mogelijk om eenvoudig een pagina te delen via social media of om sociale content over een onderwerp (bijvoorbeeld tweets) te tonen. De social media waarvoor cookies kunnen worden geplaatst zijn bijvoorbeeld Twitter, LinkedIn, Google+ en Facebook.
Advertentie cookies
Jaarbeurs gebruikt cookies om te voorkomen dat u te vaak eenzelfde advertentie te zien krijgt. Jaarbeurs maakt ook gebruik van cookies die het ons mogelijk maken u na het bezoek aan onze site banners te vertonen. U kunt op de site Your online choices meer te weten komen over dit soort banners en hoe u toestemming verleent of intrekt. Ook vindt u in deze banners een informatie icoon die u ook in staat stelt deze banners niet langer toe te staan.
Via deze link treft u een overzicht aan van de specifieke cookies en aanbieders van cookies waar Jaarbeurs op haar websites gebruik van maakt.
Verwijderen en weigeren van cookies
Via uw browserinstellingen kunt u de cookies op uw apparaat verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop kan per browser verschillen. Zie voor Google Chrome deze link en voor Internet Explorer deze link hoe u de verschillende type cookies kunt verwijderen. Indien u niet wilt dat Google Analytics-gegevens door Google worden verzameld en gebruikt, dan kunt u de browserplug-in downloaden en installeren die beschikbaar is onder: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Ook kunt u meer informatie vinden via de Consumentenbond via “Cookies verwijderen”.
Meer informatie over cookies
Meer informatie over cookies kunt u vinden bij de Consumentenbond via “Wat zijn cookies?”.
Profilering
Jaarbeurs zal de informatie die wordt verzameld op haar websites en via andere bronnen combineren met elkaar, om u de beste (online) ervaring en dienstverlening te bieden.
Bewaartermijnen
Jaarbeurs bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doelen van de verwerking. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.
Bepaalde persoonsgegevens moeten wij wel langer bewaren, omdat Jaarbeurs zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.
Beveiliging
Jaarbeurs heeft uiteraard beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onbevoegde toegang.
Uw rechten, vragen en verzoeken
Uw rechten: op grond van de privacyregelgeving heeft u een aantal rechten die hieronder staan beschreven.
• Inzage: u heeft het recht om te vragen of Jaarbeurs persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• Rectificatie: u heeft het recht om Jaarbeurs te vragen om uw gegevens te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• Wissen: u kunt een verzoek doen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen (‘recht op vergetelheid’);
• Beperken: u kunt een verzoek doen om de verwerking van uw persoonsgegevens door
Jaarbeurs te laten beperken, bijvoorbeeld als u meent dat jaarbeurs uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt of de verwerkte gegevens mogelijk onjuist zijn;
• Bezwaar: u kunt bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden;
• Dataportabiliteit: u kunt een verzoek doen tot overdracht van uw digitale persoonsgegevens als de persoonsgegevens zijn verstrekt op basis van uw toestemming of een overeenkomst met Jaarbeurs.
Wilt u uw rechten uitoefenen of heeft u vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door Jaarbeurs? Stuur dan een bericht naar:
Jaarbeurs B.V.
Afdeling Legal
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
of een e-mail aan: privacy@jaarbeurs.nl.
Wij kunnen u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren.
Meer informatie over uw privacyrechten kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Jaarbeurs, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen privacy statement
Jaarbeurs kan haar privacy statement aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op onze websites gepubliceerd.
Datum laatste wijziging: 15 april 2019
Beurzen en evenementen
Jaarbeurs organiseert zelf beurzen en evenementen of biedt onderdak aan beurzen of evenementen van andere organisaties. Als bezoeker of als exposant van deze beurzen en evenementen verstrekt u Jaarbeurs persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het bestellen van een toegangsticket voor een beurs, door uw deelname aan de beurs, bij het parkeren van uw auto of het vragen van informatie.
Persoonsgegevens
In het kader van een beurs of evenement kan Jaarbeurs de volgende gegevens van u verwerken:
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals (mobiel) telefoonnummer en emailadres;
• Geslacht;
• Titulatuur;
• Beeldmateriaal;
• Geboortedatum;
• Datum bezoek;
• Aantal bezoeken
• Intern administratienummer;
• Toegangspas met foto;
• Interessegebieden;
• Informatie voor leadgeneratie (zoals bijv. merkgebruik, koopgedrag of koopintentie, investeringsbehoefte);
• Gezinssamenstelling;
• Opt-in informatie;
• Bezoekregistraties op uw naam;
• Badge- & ticketscans:
o het scannen van uw badge of ticket bij de entree om het bezoekersaantal te bepalen en om inzicht te krijgen in show/no-show
o het scannen van uw badge bij lezingentheaters, waarbij de spreker uw gegevens krijgt
o het laten scannen van uw badge door een exposant: door het actief laten scannen van uw badge zal de exposant uw gegevens van Jaarbeurs ontvangen
• Functie en bedrijfsnaam;
• Beslissingsbevoegdheid;
• Sector/branche waarin u werkzaam bent;
• Interesse in Jaarbeurs diensten;
• Interesse in aanbiedingen (van derden);
• Wijze van vervoer;
• Klikgedrag;
• Transacties met historie;
• IP adres;
• Inhoud van uw communicatie met de Jaarbeurs;
• Gegevens uit evaluaties en klanttevredenheidonderzoeken;
• Tekenbevoegdheid;
• Dieetwensen;
• KvK gegevens;
• BTW nummer;
• Kostenplaats;
• Factuuradres;
• Social media;
• Betaalgegevens;
• Kenteken;
• Handtekening;
• Tijdstip van parkeren;
• Inhoud parkeerformulier en gegevens over parkeerbevoegdheden;
• Uw betrokkenheid bij een incident met schadebedrag en gegevens die zich in de bijlagen bij het parkeerformulier bevinden;
• Gevonden voorwerpen en eventuele persoonsgegevens daarin-/op;
• Gegevens op uw aangifteformulier bij incidenten omtrent diefstal of beschadiging;
• Camerabeelden met tijdstip, datum en plaats;
• Inhoud van storingsmeldingen.
Doelen van verwerking
Jaarbeurs verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Communicatie doeleinden;
• Organisatie en uitvoering van overeenkomsten met betrekking tot (deelname aan) beurzen en evenementen;
• Registratie;
• Behandelen van reserveringen van parkeerplaatsen;
• Verlenen van toegang tot parkeervoorzieningen;
• Toekennen van parkeerbevoegdheden (verstrekken van parkeerpassen, uitrijkaarten en dergelijke);
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Verkoop van producten;
• Levering van diensten;
• Verwerken en afhandelen van bestellingen (inclusief horeca);
• Relatiebeheer, PR en marketing, waaronder het toesturen van mailings en informatie over de producten en diensten van Jaarbeurs;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Vinden van gelijkwaardige profielen/acquisitiedoeleinden;
• Verbetering dienstverlening;
• Opstellen van analyses ter verbetering van de bezoekersbeleving;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Opbouwen van interesseprofielen voor advertentiedoeleinden;
• Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
• Uitvoeren van specifieke acties en prijsvragen;
• Uitvoeren van (klanttevredenheids-)onderzoeken;
• Facturatie- en betalingsdoeleinden;
• Afhandeling betalingsgeschillen;
• Controle op logistieke stromen zoals personenbewegingen, parkeren en transport;
• De beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen;
• Het verwerken van aangiftes voor diefstal of beschadiging;
• Registratie en afhandeling van gevonden voorwerpen;
• De bescherming van de veiligheid van personen;
• Vastleggen en de afhandeling van storingen, klachten en incidenten;
• Het doen van betalingen;
• Innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen daarvan;
• Het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
• Het onderhouden van contacten met afnemers of leveranciers;
• Direct marketing;
• Het kunnen aanbieden van gepersonaliseerde advertenties via Social media;
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen;
• Keuren van standontwerpen;
• Verstrekken van informatie bij afwijkende standbouw;
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Het plannen, offreren en factureren van stand- en evenementbeveiliging;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
In het kader van de uitvoering van haar diensten kan Jaarbeurs uw persoonsgegevens uitwisselen met derde partijen. Denk aan de partijen die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de beurzen en evenementen van of in de Jaarbeurs, IT-leveranciers en leveranciers van facilitaire diensten. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
Indien u uw badge laat scannen bij een exposant of bij een theater worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan de betreffende exposant of organisatie die lezingen verzorgt. Het scannen gebeurt door Jaarbeurs uitsluitend met uw toestemming. De uiteindelijke verwerking van uw persoonsgegevens door de betreffende exposant of verzorger van een lezing valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van deze partijen. U kunt bij deze partijen terecht voor nadere informatie over hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens.
Als exposant heeft u toegang tot een speciaal ingerichte online omgeving van Jaarbeurs. De gegevens die u daar opgeeft kunnen door Jaarbeurs worden verstrekt aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op de diensten van Jaarbeurs. De reden van deze verstrekking is enerzijds het verkrijgen van aanvullende inkomsten en anderzijds u een zo compleet mogelijke dienstverlening te kunnen bieden, zodat u zich als exposant bij Jaarbeurs optimaal kunt profileren.
Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. Zo kan de politie of de gemeente gegevens bij ons opvragen bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.
Congres- en vergadercentrum
In het kader van de verhuur van congres- of vergaderlocaties en parkeerplaatsen verwerkt Jaarbeurs persoonsgegevens.
Persoonsgegevens
De volgende persoonsgegevens kunnen door Jaarbeurs worden verwerkt:
• NAW gegevens;
• Contactgegevens zoals telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke gegevens;
• Bedrijfsgegevens en functie;
• Bezoekgegevens;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer;
• Betaalgegevens;
• Gegevens uit de huurovereenkomst;
• Gegevens uit het parkeerformulier, eventuele betrokkenheid bij een incident met schadebedrag en gegevens die zich in de bijlagen bij het parkeerformulier bevinden;
• Administratienummer;
• Gegevens omtrent feitelijk gebruik van verleende parkeerbevoegdheden;
• Inhoud van communicatie en meldingen;
• Gevonden voorwerpen en eventuele persoonsgegevens daarin/op;
• Gegevens op het aangifteformulier bij incidenten;
• Inloggegevens;
• Locatiegegevens, datum laatste bezoek aan beurswebsite, soort device en gebruikt internetbrowser bij chat en online;
• Interesse in Jaarbeurs diensten;
• Interesse in aanbiedingen (van derden);
• Wijze van vervoer;
• Klikgedrag;
• Transacties met historie;
• IP adres;
• Inhoud van uw communicatie met Jaarbeurs;
• Gegevens uit evaluaties en klanttevredenheidonderzoeken;
• Tekenbevoegdheid;
• KvK gegevens;
• BTW nummer;
• Kostenplaats;
• Factuuradres;
• Dieetwensen;
• Social media;
• Betaalgegevens;
• Kenteken;
• Handtekening;
• Tijdstip van parkeren;
• Gevonden voorwerpen en eventuele persoonsgegevens daarin/op;
• Gegevens op uw aangifteformulier bij incidenten omtrent diefstal of beschadiging;
• Camerabeelden met tijdstip, datum en plaats;
• Inhoud van storingsmeldingen.
Doelen van verwerking
Bij haar dienstverlening verwerkt Jaarbeurs uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Uitvoering overeenkomst voor de huur van een congres- of vergaderlocatie;
• Bezoekersregistratie;
• In contact brengen van huurders onderling;
• Faciliteren van contacten binnen de community;
• De interne controle en bedrijfsbeveiliging;
• De beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen;
• De bescherming van de veiligheid van personen;
• Verlenen van toegang tot parkeervoorzieningen;
• Toekennen van parkeerbevoegdheden;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Uitvoeren van acquisitietrajecten;
• Relatiebeheer, PR en (direct) marketing, waaronder het toesturen van informatie over de producten en diensten van Jaarbeurs en partners;
• Het aannemen en verwerken van bestellingen;
• Agenda- en adresboekbeheer;
• Communicatie onderhouden, waaronder het beantwoorden van vragen en verstrekken van informatie;
• Vastleggen en de afhandeling van meldingen, storingen, klachten, incidenten en schades;
• Het doen van betalingen;
• Innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen daarvan;
• Het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Opbouwen van interesseprofielen voor advertentiedoeleinden;
• Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Controle op logistieke stromen zoals personenbewegingen, parkeren en transport;
• Het plannen, offreren en factureren van stand- en evenementbeveiliging;
• Het verwerken van aangiftes voor diefstal of beschadiging;
• Registratie en afhandeling van gevonden voorwerpen;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
Bij de uitvoering van haar diensten kan Jaarbeurs uw persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen. Denk aan de partijen die betrokken zijn bij de verhuur van de locaties of parkeervoorzieningen van de Jaarbeurs, zoals IT-leveranciers en leveranciers van facilitaire diensten. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op deze diensten van Jaarbeurs.
Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.
Horecavoorzieningen Jaarbeurs
Jaarbeurs heeft diverse horecavoorzieningen, zoals haar restaurants. Als u een tafel reserveert of bij ons eet of drinkt verwerken wij uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld om een tafel voor u vrij te houden.
Persoonsgegevens
Bij het gebruikmaken van haar horecagelegenheden kunnen door Jaarbeurs onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt.
• Naam;
• Contactgegevens, zoals telefoonnummer en emailadres;
• Bedrijfsnaam;
• Reserveringsgegevens;
• Kostenplaatsnummer (indien van toepassing);
• Dieetwensen;
• Inhoud communicatie en evaluaties en feedback;
• Betaalgegevens;
• IP adres.
Doelen van verwerking
Bij het verlenen van horecadiensten verwerkt Jaarbeurs uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Uitvoering van restaurantreserveringen;
• Facturatie;
• Communicatie over de reservering;
• Marketing;
• Uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken;
• Verbetering van de dienstverlening;
• Het innen van vorderingen;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
Jaarbeurs kan in het kader van de hiervoor genoemde doelen gebruik maken van de diensten van derde partijen. Zo maakt Jaarbeurs voor de horeca onder meer gebruik van de diensten van de leveranciers van de reserveringssystemen, die voor onderhoud toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.
ONLINE MEDIADIENSTEN
Jaarbeurs biedt via diverse websites online mediadiensten aan. Via die websites wordt content of productinformatie aangeboden.
Persoonsgegevens
Wanneer u uw gegevens achterlaat om content te kunnen downloaden of voor productinformatie verstrekt u actief persoonsgegevens aan Jaarbeurs, zoals de volgende gegevens:
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• Geslacht;
• Functie- en bedrijfsgegevens;
• Branche;
• Carrièreniveau en uw rol bij het aankoopproces;
• Gedownload document;
• Ingevulde informatie op aanvraagformulieren;
• Inhoud van communicatie;
• Kanaal van herkomst;
• Datum van download of aanvraag;
• Opt-in gegevens;
• IP adres.
Doelen van verwerking
In het kader van de online mediadiensten verwerkt Jaarbeurs uw persoonsgegevens voor diverse doelen, zoals:
• Aanbieden van een online marktplaats voor content en productinformatie;
• Uitvoeren van overeenkomsten met aanbieders van content en producten;
• In contact brengen van aanvrager en leverancier van content en/of producten;
• Afstemmen van vraag en aanbod;
• Communicatie onderhouden, waaronder het beantwoorden van vragen en de behandeling; van klachten;
• Levering van diensten;
• Relatiebeheer, PR en marketing;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Vinden van gelijkwaardige profielen/acquisitiedoeleinden;
• Verbetering dienstverlening;
• Opstellen van analyses ter verbetering van de bezoekersbeleving;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Opbouwen van interesseprofielen voor advertentiedoeleinden;
• Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
• Uitvoeren van specifieke acties en prijsvragen;
• Uitvoeren van (klanttevredenheids-)onderzoeken;
• Faciliteren van contacten binnen de community;
• Beveiliging van de systemen;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
Bij de uitvoering van haar diensten kan Jaarbeurs uw persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen. Denk aan IT-leveranciers van onze systemen of de websitebeheerder. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
De aard van onze online mediadiensten vereist bovendien het doorgeven van uw persoonsgegevens aan derden. Dit is bijvoorbeeld van toepassing indien u content (whitepapers) van derden downloadt op één van onze online portalen en/of productinformatie aanvraagt. U kunt dan door de desbetreffende derde partij (de aanbieder van de whitepaper of leverancier van een product) worden benaderd. Dit gebeurt uitsluitend met uw toestemming. De uiteindelijke verwerking van uw persoonsgegevens door de betreffende aanbieder valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de betreffende aanbieder. U kunt bij die aanbieder terecht voor nadere informatie over hoe deze omgaat met uw persoonsgegevens.
Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.
WEBSITES EN SOCIAL MEDIA
Als u een webformulier invult, een abonnement neemt op één van onze nieuwsbrieven, gebruik maakt van Social mediakanalen of contact opneemt via het online contactformulier, dan laat u persoonsgegevens achter. Daarnaast kunnen wij gegevens over het gebruik van onze websites verzamelen, zoals welke pagina’s worden bekeken.
Persoonsgegevens
Via de website en door middel van online communicatie kunnen door Jaarbeurs onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt.
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Functie en bedrijfsgegevens;
• Betaalgegevens;
• Transacties met historie;
• Klikgedrag en online bezoekgegevens;
• Kanaal van herkomst;
• Opt-in informatie (inschrijving van nieuwsbrieven / aanbiedingen);
• Interessegebieden en bezoekersinformatie;
• Inloggegevens (evt. met behulp van Social Media);
• IP-adres en device identificators;
• Inhoud van online communicatie met de Jaarbeurs;
• Profielfoto van uw social media profiel indien u Jaarbeurs benadert via social media;
• Inhoud (social media, telefoon- en chat-)gesprekken met Jaarbeurs;
• Inhoud van klachten;
• Gebruikersprofielen;
• Instellingen.
Doelen van verwerking
Bij haar dienstverlening verwerkt Jaarbeurs uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Om u op de hoogte te houden van nieuws, actuele evenementen en producten en diensten van Jaarbeurs;
• Communicatie onderhouden, waaronder het beantwoorden van vragen en de behandeling van klachten;
• Aannemen en verwerken van bestellingen;
• Verbetering van de (online) dienstverlening;
• Uitvoeren van acties en prijsvragen;
• Rapportage en analysedoeleinden;
• Relatiebeheer, PR en (direct) marketing, waaronder het toesturen van informatie over de producten en diensten van Jaarbeurs en partners;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Naleving regelgeving en voldoen een rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
Voor de online communicatie maakt Jaarbeurs gebruik van de diensten van andere partijen, zoals de websitehoster en aanbieders van social mediakanalen. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
Ook kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsp
Hoofdmediapartner
Mediapartners
